Tillbaka
2011-03-18

Ett förödande hjärtbyte

Fem år efter att Akademibokhandeln köpte affärssystemet SAP har kedjan fortfarande inte fått det att fungera fullt ut. Mycket tyder på att SAP mer stjälpt än hjälpt.

Sara Djurberg

emibokhandeln 2006 köpte in det tyska affärs­systemet SAP var man redan sent ute. Behovet av ett system som knöt ihop kedjans inköp och gav huvudkontoret en överblick över vad som såldes, och när det såldes, i butikerna identifierades redan 2001. Som jämförelse hade Barnes & Noble centrala inköp redan 1999.

Men det skulle bli en segdragen och dyr process att sätta in SAP. Starten skjöts upp flera gånger och en rad medarbetare har genom åren knutits till huvudkontoret för att bestämma sortiment utifrån de sortimentsgrupper som systemet kräver.

 

Gunnar Ahlström ser SAP som det indirekta skälet till att han fick gå: Han fick inte upp lönsamheten för att systemet hängde upp sig. Även efterföljande vd:n Ulf Lindstrand ger svårigheterna med SAP en del av skulden för att han inte lyckades öka försäljningen.

SAP som sålde systemet, leverantören IBM och Cap Gemini som slutligen skruvade i det – alla skyllde på varandra.

När systemet sattes i drift i juni 2009 blev resultatet att logistiken havererade. Akademibokhandeln bytte samtidigt centrallager från Förlagssystem i Morgongåva till Green Cargo i Norrköping, där personalen inte hanterat böcker och pappersvaror tidigare.

– Vi hade satt upp systemet felaktigt och det var egentligen inte färdig­utvecklat, så vi fick mängder av problem. Beställningarna gick korrekt till förlagen, men systemet visste inte vilken butik som varorna skulle gå till, säger Bo Holmberg.

Dessutom lästes artikelnumren fel: en beställning på en förpackning med tio pennor tolkades som en beställning av en enda penna – eller vice versa.

Bo Holmberg uppskattar att försäljningen minskade med 10–15 procent, motsvarande 50–60 miljoner kronor under sommaren. Hur mycket affärssystemet kostat i arbetstid och konsult­arvoden är omöjligt att säga, enligt Bo Holmberg. Men att den totala kostnaden, bara sedan 2008, är över 100 miljoner kronor är uppenbart.

 

Från 2008 till 2010 fördubblades antalet medarbetare på huvudkontoret till drygt hundra personer, varav en stor del var sysselsatta med att få verksamheten att fungera när logistik och datasystem byttes.

– Akademibokhandeln hade inte kompetens att upphandla ett sådant affärssystem. Du måste ha någon i företaget som gjort det tidigare, konstaterar Maria Hamrefors, som bland annat som vd för Liber varit med om flera implementeringar av stora affärssystem tidigare.

SAP är ett av de vanligaste affärs­systemen med standardlösningar för till exempel logistik och redovisning. Akademibokhandeln valde SAP efter en lång utvärderingsprocess där 80 olika system studerades. En orsak var att norska bokhandelskedjan Ark, där Gunnar Ahlström var styrelseledamot, hade köpt in SAP – dock med stora problem att få det att fungera.

SAP-projekt drar ofta över budget och exempelvis Försäkringskassan stoppade sitt SAP-projekt för att det blev för dyrt.

Affärssystemet ska hos Akademibokhandeln hantera 15 miljoner artiklar, hundratusentals beställningar och 1,4 miljarder kronor i försäljning om året.

I dag fungerar SAP, enligt Bo Holmberg, men man har fortfarande inte fått in alla delar i systemet:

– Den sista stora biten som återstår är våra inventeringsrutiner. Det ideala vore att vi bara kunde gå in i en butik och scanna vad vi har i lager. I dag är den rutinen inte helt enkel och det är svårt att veta exakt vad vi har i butikerna. Den dagen vi vet det till hundra procent kan vi jobba med automatisk påfyllning.

Läs den första artikeln: Bokhandeln som tappade sin identitet

2019-03-15

Bankdirektör Malm

Mats Malm, Akademiledamot och föreståndare för Litteraturbanken, vill digitalisera hela den svenska litteraturen. Men det går ganska trögt.

Lars Schmidt

Varför är det viktigt att alla böcker digitaliseras?
– Tillgängligheten! Det är en fråga om demokrati. Vi har alla fått bilder av historien via några få författare som ingår i en kanon. Vi vet jättemycket om vad Strindberg tyckte om samhället och äktenskapet på sin tid, men vi vet ju ingenting om vad till exempel mainstreamförfattarna tyckte. Om all litteratur digitaliseras och blir tillgänglig kan vi bilda oss vår egen uppfattning.

Vad är felet med att bara få de stora författarnas bild?
– De stora avvek i regel från sin samtid. Om all litteratur är tillgänglig kan man smita förbi kanon och få reda på mer om vilka föreställningar som fanns och vilka problem som gestaltades.

Räcker det med skönlitteraturen?
– Det finns ingen anledning att stanna vid den. Allt ska digitaliseras, tycker jag. Det är en stor uppgift, men det måste vara målet. Så långt det är möjligt med hänsyn till rättigheter, förstås.

Hur långt har ni kommit?
– I dag är det lite under 4 000 böcker som är digitaliserade hos oss, varav 1 000 finns som e-bok. De övriga är pdf:er. Sedan har vi beställt ytterligare ungefär 3 000 böcker från 1870 till 1910 – den underbara perioden då Sverige industrialiserades och medlen för transport och kommunikation förändrades radikalt. En helt central del i vår kulturhistoria som kommer att utgöra basen i ett särskilt »industriområde« i Litteraturbanken.

Ni erbjuder litteraturen »i noga kontrollerad form« – vad betyder det?
– Man får ganska många fel med ocr-läsning. Särskilt i böcker tryckta före 1850, när det var frakturstil. Kolla till exempel i Google books, där det är massor med fel. Men de vi har som epub är noga kontrollerade. Andra är pdf:er av tryckta utgåvor med sökbar men inte korrekturläst text. Och vi tar i regel förstaupplagan, som gjort tydligast sociologiskt intryck.

Om alla böcker utgivna i Sverige skulle digitaliseras – hur många handlar det om?
– En miljon ungefär. I Norge är det en halv miljon och de har gjort det! Varenda bok som är utgiven och tryckt fram till år 2000 är digitaliserad. Norge är unikt. Och nu är de på väg att göra samma sak med alla tidningar.

Varför går det så sakta här?
– Sverige har inte lagt några offentliga medel på systematisk digitalisering. Det är märkligt – på regeringens hemsida står att »Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter«. Men omvärlden har gått ifrån oss, vi är på en jumboplats. Det vore en billig insats att tillgängliggöra källan till vår historia, men det har man struntat i.

Hur finansieras Litteraturbanken i dag?
– Av Svenska Akademien, som är huvudsponsor, och Vitterhetsakademien. Men nästa år slutar Vitterhetsakademien, så då får vi se hur det går. Det kostar omkring sex miljoner kronor per år och vi har inga garantier från 2020. Men jag har svårt att tänka mig att vi måste stänga. Jag hoppas på att Biblioteksutredningen ska kunna peka ut en lösning. De har många tankar om hur man ska öppna upp det litterära kulturarvet.

Hur löser ni frågan om upphovsrätten till böckerna?
– Det är också ett problem. Vi har förhandlat med Alis (serviceorganisation för upphovspersoners rättigheter, reds anm.) men de krävde alldeles för hög ersättning. Ramavtalet var så dyrt att vi sade upp det. I stället förhandlar vi direkt med rättighetsinnehavarna och förlagen om verk där rättigheterna inte har gått ut.

Ni har inte bara originalutgåvor av böckerna, utan också vetenskapliga och kommenterade utgåvor, presentationer och vägledningar.
– Tanken är att man ska kunna läsa in sig på till exempel den tidiga svenska kriminalberättelsen eller barnlitteraturens utveckling.

Vilka är »man«?
– Det är både vår styrka och svaghet att vi har en otroligt bred målgrupp. Men tanken är att vara en plats för arbete, studier och förströelse för alla.

Hur många använder Litteraturbanken?
– Mellan 1 500 och 2 000 unika besökare per dag. De flesta från Sverige – det är bibliotek, forskare, skolor. Vi håller på att bygga en skolsajt, så att eleverna kan använda Litteraturbanken för att läsa klassiker som Selma Lagerlöf. Och det är Ebberöds bank – ju mer folk tar ut, desto gladare blir vi.

FAKTA

Tre detaljer om Litteraturbanken:

Litteraturen är fritt tillgänglig för alla. Böckerna finns läsbara och sökbara på webbplatsen, och nära tusen titlar kan sparas ner till läs­plattor och mobiltelefoner.

Litteraturbanken ser som sitt främsta uppdrag den äldre litteraturen, som ofta saknas i handeln och är svår att finna. Litteraturbanken är inte en kommersiell aktör och vill inte konkurrera med förlagen.

Tanken är inte att digitala böcker ska ersätta traditionella böcker, utan att de ska ge oss nya vägar för att förstå och tillgodogöra oss vårt litterära kulturarv.

Det här är Litteraturbanken:

Initiativet till Litteraturbanken kom från författaren Sven Lindqvist. I boken Ökendykarna, 1990, beskriver han hur han i ökenstaden Timimoun i Algeriet fick idén: Här skulle jag tillbringa vintrarna på hotell El Gourara med min ordbehandlare och ett litet diskettbibliotek med den moderna egoismens klassiker från Hobbes till Huysmans. Och snart nog alla andra texter on line från Europas samtliga nationalbibliotek och databaser. Sven Lindqvist fick Horace Engdahl att tända på idén och 2002 fick Johan Svedjedal Akademiens uppdrag att utreda förutsättningarna. Två år senare startades Litteraturbanken som ett samarbete mellan Svenska Akademien, Kungliga biblioteket och Språkbanken vid Göteborgs universitet.