emibokhandeln 2006 köpte in det tyska affärs­systemet SAP var man redan sent ute. Behovet av ett system som knöt ihop kedjans inköp och gav huvudkontoret en överblick över vad som såldes, och när det såldes, i butikerna identifierades redan 2001. Som jämförelse hade Barnes & Noble centrala inköp redan 1999.

Men det skulle bli en segdragen och dyr process att sätta in SAP. Starten skjöts upp flera gånger och en rad medarbetare har genom åren knutits till huvudkontoret för att bestämma sortiment utifrån de sortimentsgrupper som systemet kräver.

Gunnar Ahlström ser SAP som det indirekta skälet till att han fick gå: Han fick inte upp lönsamheten för att systemet hängde upp sig. Även efterföljande vd:n Ulf Lindstrand ger svårigheterna med SAP en del av skulden för att han inte lyckades öka försäljningen.

SAP som sålde systemet, leverantören IBM och Cap Gemini som slutligen skruvade i det – alla skyllde på varandra.

När systemet sattes i drift i juni 2009 blev resultatet att logistiken havererade. Akademibokhandeln bytte samtidigt centrallager från Förlagssystem i Morgongåva till Green Cargo i Norrköping, där personalen inte hanterat böcker och pappersvaror tidigare.

– Vi hade satt upp systemet felaktigt och det var egentligen inte färdig­utvecklat, så vi fick mängder av problem. Beställningarna gick korrekt till förlagen, men systemet visste inte vilken butik som varorna skulle gå till, säger Bo Holmberg.

Dessutom lästes artikelnumren fel: en beställning på en förpackning med tio pennor tolkades som en beställning av en enda penna – eller vice versa.

Bo Holmberg uppskattar att försäljningen minskade med 10–15 procent, motsvarande 50–60 miljoner kronor under sommaren. Hur mycket affärssystemet kostat i arbetstid och konsult­arvoden är omöjligt att säga, enligt Bo Holmberg. Men att den totala kostnaden, bara sedan 2008, är över 100 miljoner kronor är uppenbart.

Från 2008 till 2010 fördubblades antalet medarbetare på huvudkontoret till drygt hundra personer, varav en stor del var sysselsatta med att få verksamheten att fungera när logistik och datasystem byttes.

– Akademibokhandeln hade inte kompetens att upphandla ett sådant affärssystem. Du måste ha någon i företaget som gjort det tidigare, konstaterar Maria Hamrefors, som bland annat som vd för Liber varit med om flera implementeringar av stora affärssystem tidigare.

SAP är ett av de vanligaste affärs­systemen med standardlösningar för till exempel logistik och redovisning. Akademibokhandeln valde SAP efter en lång utvärderingsprocess där 80 olika system studerades. En orsak var att norska bokhandelskedjan Ark, där Gunnar Ahlström var styrelseledamot, hade köpt in SAP – dock med stora problem att få det att fungera.

SAP-projekt drar ofta över budget och exempelvis Försäkringskassan stoppade sitt SAP-projekt för att det blev för dyrt.

Affärssystemet ska hos Akademibokhandeln hantera 15 miljoner artiklar, hundratusentals beställningar och 1,4 miljarder kronor i försäljning om året.

I dag fungerar SAP, enligt Bo Holmberg, men man har fortfarande inte fått in alla delar i systemet:

– Den sista stora biten som återstår är våra inventeringsrutiner. Det ideala vore att vi bara kunde gå in i en butik och scanna vad vi har i lager. I dag är den rutinen inte helt enkel och det är svårt att veta exakt vad vi har i butikerna. Den dagen vi vet det till hundra procent kan vi jobba med automatisk påfyllning.

Läs den första artikeln: Bokhandeln som tappade sin identitet